O Estudo de Caso é um recurso utilizado por empresas e organizações, afim de buscar possíveis melhorias no desempenho das mesmas. Este resumo esta relacionado com o estudo de caso realizado no setor de Coordenação de Assistência Estudantil (CAE) do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul, campus Farroupilha, através de algumas perguntas objetivas aos funcionários, afim de definir quais as dificuldades do setor e o que poderia ser feito para supri-las. A partir destas questões obtivemos diversas informações, as quais foram utilizadas para avaliar como pode ser melhorado o trabalho do setor. Foi questionado quais seriam as informações recebidas e processadas pelo setor, que atende aos alunos do campus, onde foi respondido que são informações com relação a problemas dos alunos e da instituição. Esses problemas são avaliados a fim de identificar qual é o seu tipo, podendo ser de ordem psicológica, pessoal ou estudantil, assim sendo realizado um protocolo com as informações dos envolvidos e do caso. Dependendo do tipo de problema, este é repassado para o profissional responsável no campus e em alguns casos é solicitada a presença dos pais ou responsáveis. Após o encaminhamento do problema é feito um formulário de acompanhamento, que é arquivado e pode ser usado dentro do setor. Quando há problemas envolvendo alunos e professores ou questões com a instituição o caso é encaminhado para o setor de ensino que é responsável por resolver problemas relacionados aos funcionários do campus. Para realizar essas tarefas a coordenação conta com poucos recursos de hardware, porém estes recursos são suficientes para o trabalho e funcionamento da mesma. Os recursos são três computadores, sendo estes as ferramentas de trabalho mais utilizadas, onde são realizadas pesquisas, cadastramento de projetos, criação de planilhas e pedidos de materiais. Outra ferramenta também utilizada é a impressora, onde são impressos documentos e formulários. E por fim o telefone usado para entrar em contato com os pais ou responsáveis e alunos. Já na questão de recursos de software o setor utiliza o Excel, para fazer planilhas; o Libre Office, para fazer documentos, atestados e anotações; o Drive, utilizado para compartilhar documentos; e sites específicos do IFRS. Outro ponto a ser avaliado são as dificuldades encontradas pelo setor, onde a principal é a falta de um programa de software específico para o CAE, que armazene e organize os dados coletados e os documentos e possibilite o compartilhamento destes, apenas por meio de um programa. Mesmo já realizando um ótimo trabalho sem um software próprio os funcionários do setor teriam mais facilidade para realizar as suas tarefas, levando os mesmos a atender ainda melhor e com mais agilidade os alunos. O estudo de caso realizado no CAE foi entregue ao mesmo que usará a pesquisa para encontrar, se possível, formas de aplicar as soluções identificadas para os seus problemas.